Sopimusmalleista ja vakioehdoista

 

Yritysten välisissä sopimuksissa lähtökohtana on sopimusvapaus, mutta Suomalainen, Eurooppalainen ja kansainvälinen lainsäädäntö asettaa kuitenkin monenlaisia rajoituksia sille, mistä asioista voidaan sopia, millä tavoin niistä voidaan sopia, mitä tietyllä tavalla sovittu asia tarkoittaa ja mitä seuraa siitä, jos jotakin asiaa ei ole sovittu laisinkaan. Sopimuksia voidaan tulkita sopimustekstin kirjaimen perusteella tai arvioiden sitä, mitä sopijoiden katsotaan tarkoittaneen sopimuksellaan.

Sekä vakioehtoihin että mallisopimuksiin liittyy useita ongelmia. Ne on yleensä laadittu jonkin osapuolen näkökulmaa erityisesti ajatellen. Tällöin sopimusteksti on muotoiltu kyseisen osapuolen kannalta edulliseksi ja taas vastaavasti muiden osapuolten kannalta mahdollisesti vähemmän edulliseksi. Siksi on aina syytä kiinnittää huomiota siihen, kuka vakioehdot tai mallisopimuksen on laatinut ja mihin tarkoitukseen. Laatijasta voi pyrkiä päättelemään, kenen kannalta edulliseksi sopimusehdot on pyritty laatimaan.

Vakioehdot

Tavanomaista on osapuolten välillä sopimusta kirjattaessa viitata sopimuksessa joihinkin vakioehtoihin osana sopimusta: ”Tähän sopimukseen sovelletaan…” tai muulla vastaavalla tavalla. Tällöin sopimuksessa mainituista vakioehdoista tulee osa sopimusta osapuolten välillä.

Vakioehdot ovat jonkin yrityksen omaan käyttöönsä tai järjestön jäsentensä tai yleiseen käyttöön laatimia sopimustekstejä. Niissä on pyritty laatimaan usein toistuviin sopimuksiin yleispätevät ehdot, joita tarvittaessa muutetaan tai täydennetään osapuolten välillä neuvotellulla sopimusasiakirjalla.

Vakioehtoja on aiheellista käyttää lähinnä usein toistuvissa, standardimaisissa sopimuksissa. Sopimuksia laadittaessa on usein turvallisinta käyttää apuna siihen erityistä koulutusta saaneita ja kokemusta omaavia henkilöitä eli lakimiehiä. Nyrkkisääntö on, että mitä merkittävämmästä hankkeesta yrityksen kannalta on kysymys, sen todennäköisemmin asiantuntijan käyttö on tarpeellista.

Laajimmin asiakkaani ovat käyttäneet IT2010 sopimusehtoja, joista tänä vuonna julkaistiin uudet IT2018 sopimusehdot sekä Konsulttitoiminnan Yleiset Sopimusehdot KSE 1995.

IT2010 tai IT2018 sopimusehtoja voidaan mielestäni hyvin käyttää sopimisen pohjana IT‐alan palvelu‐ ja ohjelmisto sekä järjestelmätoimituksista sovittaessa. Sekä IT‐toimittajayrityksiä että niiden asiakkaita edustavien järjestöjen yhdessä laatimat sopimusehdot ovat hyvä pohja sopimusneuvotteluille. On kuitenkin hyvä muistaa, että yksittäiset toimitukset ja palvelut eroavat merkittävästi toisistaan. IT2010 tai IT2018 ehdot eivät välttämättä kuitenkaan sellaisenaan sovellu kaikkiin sopimuksiin ja niistä voi ja eräissä tapauksissa pitääkin poiketa.

Jos osapuolet päätyvät käyttämään esim. IT2018 ehtoja sellaisenaan, tulee asioista sovittua noudattaen alalla vakiintuneita käytäntöjä ja yleensä kaikista toimituksen keskeisistä ehdoista tulee jollain tavalla sovittua näinkin. Toisaalta osapuolille ei näin tule yllättäviä tai kohtuuttomia ehtoja sopimukseen. Näinkin voidaan toimia, mutta jos sopimus on arvoltaan suuri tai sen kohde monimutkainen esim. räätälöity järjestelmätoimitus ja ylläpitosopimus, tulisi osapuolten miettiä tarkasti mitä niiden tulisi sopia vakioehdoista poiketen tai niitä täydentäen.

Konsulttitoiminnan Yleiset Sopimusehdot KSE1995 ovat hyvin ”konsulttiystävällisesti” laadittu ja siten konsultit pyrkivät mahdollisimman usein saamaan ne sopimuksen osaksi. Jos olet myymässä konsulttina tai suunnittelijana palveluitasi niin nämä kannattaa yrittää saada sopimuksen osaksi. Toisaalta, jos olet ostamassa palveluita, niin silloin kannattaa käydä huolella läpi KSE 1995 ehdot ainakin viivästysseuraamusten ja vahingonkorvausrajoitusten osalta ja katsoa pitääkö näistä ehdoista poiketa sopimuksessa.

Lisäksi julkisen sektorin toimijat vaativat yleensä omien toimitusehtojensa (esim. JHS2007) käyttämistä. Myös jotkut suuryritykset ovat suhtautuneet kielteisesti IT2010 ehtojen ja KSE 1995 ehtojen käyttämiseen. Nämä poikkeukset eivät kuitenkaan vähennä näiden ehtojen käyttökelpoisuutta.

Mallisopimuksista

Mallisopimus on jonkin tahon laatima esimerkkisopimus. Mallisopimuksia käytetään usein pohjana kirjoitettaessa yksilöllisesti suunniteltuja ja neuvoteltuja sopimuksia. Mallisopimuksia löytyy erilaisista asiakirjamallikokoelmista, etujärjestöiltä, neuvontaorganisaatioilta ym. Internetistäkin löytyy vaikka minkälaisia sopimusmalleja, joiden alkuperästä on joskus vaikeaa saada selkoa. Vaikka esim. IT-alalla käytetään yleensä englantia työ- ja sopimuskielenä, eivät USA:ssa tai Englannissa laaditut sopimusmallit yleensä sovi ilman muokkausta Suomessa käytettäväksi, kun sopimuksia koskeva lainsäädäntö eroaa merkittävästi suomalaisesta. Kansainvälisissä sopimuksissa on keskeistä myös kiinnittää huomiota siihen, minkä maan lainsäädäntöä sopimukseen sovelletaan sekä miten ja missä mahdolliset riidat ratkaistaan.

Muistilista on tyypillisesti lista tärkeimmistä sopimukseen sisällytettävistä asioista. Tällaista muistilistaa voi verrata mallisopimuksen eri kohtien otsikoiden listaan.

Valmiiden sopimusehtojen käyttäminen saattaakin aiheuttaa ongelmia. Ne on tavanomaisesti tehty standarditilanteisiin, jolloin niissä ei oteta huomioon kunkin yksittäistapauksen erityisongelmia. Yksittäistapauksissa käytettyihin sopimusehtoihin perustuvat mallisopimukset puolestaan saattavat sisältää erityisehtoja, jotka eivät laisinkaan sovellu käytettäväksi joissakin muissa yhteyksissä. Valmiiden mallisopimusten käyttö itse laadittujen sopimusten pohjana saattaa näistä syistä johtuen olla monesti jopa vaarallista.

Edes itselle läheisen tahon laatimiin sopimusehtoihin ei kuitenkaan ole syytä luottaa sokeasti. Niiden soveltuvuus kulloinkin kyseessä olevaan erityistapaukseen voi olla puutteellinen. Nyrkkisääntö on, että mallisopimus ei sinänsä kelpaa allekirjoitettavaksi. Sopimuksentekotilanteeseen liittyy käytännössä aina useita erityisseikkoja, jotka on otettava sopimuksessa huomioon.

Hyödyllisimmillään mallisopimukset ovat silloin, kun ne on laadittu yrityksen omiin tarpeisiin huomioiden sen toimintaan ja tavoitteisiin liittyvät yksityiskohdat. Tähän ei varsinkaan pk‐yrityksillä kuitenkaan ole useinkaan varaa.

Mallisopimuksen suurin hyöty on, että se tarjoaa lähtökohdan neuvotteluille ja toimii muistilistana siitä, mistä asioista olisi sovittava. Mallisopimuksia ja muistilistoja voi käyttää erityisesti muistin tukena sopimuksessa sovittavia asioita suunniteltaessa ja neuvoteltaessa sekä esimerkkeinä neuvottelun mahdollisesta lopputuloksesta.

 

Jari Sotka, OTM, MBA

Tel. +358-40-544 0610

e-mail: jari.sotka@almgren-sankamo.fi

Linkedin   fi.linkedin.com/in/jmsotka/