Huolellisesti laadittu sopimus auttaa ulkoistajaa ja palvelun tuottajaa

Tuotantopalveluiden ulkoistaminen on monestakin näkökulmasta haastava prosessi. Ulkoistuksiin liittyvien sopimusten laadinnassa on otettava huomioon vaikutukset yrityksen sisäisiin ja ulkoisiin toimintoihin. Myös yritystoiminnan laajuus ja ulkoiset olosuhteet vaikuttavat sopimussisältöön. Yrityksen monikansallinen toiminta ja nykyinen akuutti maailmantilanne korostavat entisestään asiantuntevan juristin arvoa ulkoistusriskien hallinnassa.

Ulkoistamisen motiivina on usein kustannushyödyt tai keskittyminen yrityksen tuottavimman liiketoiminnan kehitykseen. Talous- ja strategianäkökulma ovat tärkeitä peruskiviä ulkoistuksen liikkeelle panevana voimana. Kun ulkoistus siirtyy yrityksessä sisäisten pohdintojen ja analyysien jälkeen konkreettisiin päätöksiin, on hyvä ottaa mukaan yritysjuridiikan asiantuntija. On tiedettävä millaisia reunaehtoja, vaatimuksia ja mahdollisuuksia yleinen lainsäädäntö asettaa. Osakeyhtiöoikeus, vero-oikeus ja työlainsäädäntö on tunnettava. Lisäksi juristin kokemus toimialalta auttaa sopimuksen laatimisessa.

Ulkoistussopimus on riskien hallintaa

Ulkoistusta varten tehdyllä sopimuksella pyritään välttämään ostettuun palveluun liittyviä riskejä. Sopimuksessa on määriteltävä hintojen ja toimitusehtojen lisäksi muun muassa palvelun saatavuus ja hyväksyttävä laatu.

Myös palveluntuottajan näkökulma huomioidaan huolellisesti tehdyssä sopimuksessa. Koronavuosien ja Venäjän Ukrainaan kohdistaman hyökkäyssodan vuoksi on yhä tärkeämpää kirjata sopimukseen myös maailmantilanteen vaatimat sopimusrajaukset esimerkiksi raaka-aine- ja komponenttisaatavuudessa.

Molempien osapuolten intresseihin kuuluu selviytymismahdollisuuksien takaaminen haasteellisissa ja nopeastikin muuttuvissa tilanteissa. Onkin suositeltavaa tarkastella alihankintasopimusta määräajoin. Yhteisen edun nimissä olisi hyvä tarkastella tilannetta kuuden kuukauden välein, tai useamminkin mikäli toimiala tai toimitusketjut ovat erityisen alttiina kulloisenkin maailmantilanteen muutoksille.  Näin molemmat osapuolet tietävät yhteistyön ja toimitusketjun tilan ja mahdollisen sopimussisällön muutostarpeen.

Ulkoistamisprosessin valmistelussa pohditaan tarpeet, tavoitteet ja vaikutukset

Valmisteluvaiheessa tarkastellaan olemassa olevia sopimuksia, kartoitetaan ulkoistuksen tavoitteet ja vaikutukset yrityksen toimintoihin. Juridisesta näkökulmasta on pohdittava myös tietosuojakysymykset ja immateriaalioikeuksien suojaamisen tarpeet. Palveluntarjoajaa kartoitettaessa, varsinaisen palvelun tuottamiseen liittyvien ehtojen lisäksi, voidaan palveluntuottajalta edellyttää riittävää vakuutusturvaa toiminnallensa.

On myös tärkeää, että varsinaisen sopimusdokumentin lisäksi otetaan huomioon millaisia vaikutuksia palvelun tai tuotannon ulkoistuksella on henkilöstöön. Hyvä yritysjohto viestittää henkilöstölle jo ulkoistuksen valmisteluvaiheessa tulevasta muutoksesta ja sen mahdollisista vaikutuksista työsopimuksiin. Työntekijöiden ei voi olettaa tuntevan työlainsäädäntöä, joten on tärkeää kertoa muutosneuvotteluiden jälkeen lainsäädäntöön pohjautuvat vaikutukset konkreettisesti. Jos esimerkiksi henkilöstöä siirtyy palveluntarjoajan leipiin, lain mukaan työntekijät siirtyvät vanhoina työntekijöinä vanhoilla ehdoilla.

Jotta ulkoistamisen riskit tulisivat mahdollisimman hyvin hallituiksi, vaatii sopimuksen laadinta monitahoista juridiikan asiantuntemusta. Sopimus on alttiina eri vaikutteille, olosuhteille ja tilanteiden muutoksille. Mahdollisten ristiriitojen tunnistaminen ennakoivasti ei ole uhkakuvien luomista vaan riskien hallintaa.

Almgren & Sankamon liikejuridiikkaan erikoistuneet lakimiehet Jari Sotka ja Ville Mielonen kertovat ulkoistamiseen liittyvistä juridisista näkökulmista HS:ssä. Lue artikkeli tästä.