Yritysten välisissä sopimuksissa lähtökohtana on sopimusvapaus, jota kuitenkin lailla rajoitetaan. Suomalainen, eurooppalainen ja kansainvälinen lainsäädäntö asettavat monenlaisia rajoituksia sille, mistä asioista voidaan sopia ja miten, mitä tietyllä tavalla sovittu asia tarkoittaa ja mitä seuraa, jos jostain seikasta on jäänyt sopimatta.
Ei ole tavatonta, että sopimuksen päättämisen jälkeen sen sisällöstä ilmenee osapuolten välillä eriäviä näkemyksiä tai epätietoisuutta. Sopimusehtojen tulkinnassa voidaan nojata sopimustekstiin tai pyrkiä selvittämään osapuolten tarkoitus. Viimekädessä tulkinnasta päättää tuomioistuin.
Sopimisessa käytetään tavallisesti mallisopimuksia ja vakioehtoja, joista molempiin liittyy usein ongelmia. Ne ovat yleensä laadittu jonkin osapuolen näkökulmaa erityisesti ajatellen. Tällöin sopimusteksti on muotoiltu kyseisen osapuolen kannalta edulliseksi – ja vastaavasti muiden osapuolten kannalta mahdollisesti vähemmän edulliseksi. Siksi on aina syytä kiinnittää huomiota siihen, kuka vakioehdot tai mallisopimuksen on laatinut ja mihin tarkoitukseen. Laatijasta voi pyrkiä päättelemään, kenen kannalta edulliseksi sopimusehdot on pyritty laatimaan.
Vakioehdoista
Vakioehdoissa on kyse yleisluontoisista sopimusehdoista. Ne ovat jonkin yrityksen omaan käyttöönsä tai järjestön jäsentensä tai yleiseen käyttöön laatimia sopimustekstejä. Vakioehdot on liitettävä osaksi sopimusta: tavanomainen tapa on osapuolten välillä sopimusta kirjatessa viitata joihinkin vakioehtoihin osana sopimusta: ”Tähän sopimukseen sovelletaan…” tai muulla vastaavalla tavalla. Tällöin vakioehdoista tulee osa osapuolten välistä sitovaa sopimusta. Vakioehtoina on pyritty laatimaan toistuviin sopimuksiin yleispätevät ehdot, joita tarvittaessa voidaan muuttaa tai täydentää osapuolten välillä neuvotellulla sopimusasiakirjalla.
Vakioehtoja on aiheellista käyttää lähinnä usein toistuvissa, standardimaisissa sopimuksissa. Sopimuksia laadittaessa on usein turvallisinta käyttää apuna siihen erityistä koulutusta saaneita ja kokemusta omaavia henkilöitä eli lakimiehiä. Nyrkkisääntö on, että mitä merkittävämmästä hankkeesta yrityksen kannalta on kysymys, sen todennäköisemmin asiantuntijan käyttö on tarpeen.
Laajimmin asiakkaani ovat käyttäneet IT2010 sopimusehtoja, joista on vuonna 2018 julkaistu uudistetut IT2018 ehdot sekä KSE 1995 sopimusehtoja eli konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja, joista uusin versio, KSE 2013, julkaistiin vuonna 2014.
IT2010 tai IT2018 sopimusehtoja voidaan mielestäni hyvin käyttää sopimisen pohjana IT‐alan palvelu-, ohjelmisto- ja järjestelmätoimituksista sovittaessa. Sekä IT‐toimittajayrityksiä että niiden asiakkaita edustavien järjestöjen yhdessä laatimat sopimusehdot ovat hyvä pohja sopimusneuvotteluille. On kuitenkin hyvä muistaa, että yksittäiset toimitukset ja palvelut eroavat merkittävästi toisistaan. IT2010 tai IT2018 ehdot eivät välttämättä sellaisenaan sovellu kaikkiin sopimuksiin ja niistä voi – ja eräissä tapauksissa pitääkin poiketa.
Jos osapuolet päätyvät käyttämään esimerkiksi IT2018 ehtoja sellaisenaan, tulee asioista sovittua noudattaen alalla vakiintuneita käytäntöjä. Usein kaikista toimituksen keskeisimmistä ehdoista tulee jollain tavalla sovittua näinkin, eikä osapuolille tule yllättäviä tai kohtuuttomia ehtoja sopimukseen. Vakioehtoja voidaan käyttää sellaisenaan, mutta milloin sopimus on arvoltaan suuri (tai sen kohde monimutkainen esim. räätälöity järjestelmätoimitus ja ylläpitosopimus) tulisi osapuolten miettiä tarkasti, olisiko syytä sopia vakioehdoista poiketen tai niitä täydentäen.
Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot ovat hyvin ”konsulttiystävällisesti” laadittu, jolloin konsultit usein pyrkivät saamaan KSE-ehdot sopimusten osaksi. Mikäli olet konsultin taikka suunnittelijan roolissa myymässä palveluitasi, kannattaa konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot pyrkiä liittämään osaksi sopimusta. Jos taasen olet ostamassa konsulttipalveluja, suosittelen huolella läpikäymään ehdot vähintäänkin viivästysseuraamusten ja vahingonkorvausrajoitusten osalta ja harkitsemaan, olisiko näistä ehdoista syytä poiketa sopimuksessa.
Julkisella sektorilla toimivat sen sijaan usein vaativat omien toimitusehtojensa käyttämistä. Myös jotkin suuryritykset ovat suhtautuneet kielteisesti IT- ja KSE-sopimusehtojen käyttämiseen. Nämä poikkeukset eivät kuitenkaan vähennä näiden vakioehtojen käyttökelpoisuutta.
Mallisopimuksista
Mallisopimus on jonkin tahon laatima esimerkkisopimus. Mallisopimuksia käytetään usein pohjana, kun kirjoitetaan yksilöllisesti suunniteltuja ja neuvoteltuja sopimuksia. Mallisopimuksia löytyy niin erilaisista asiakirjamallikokoelmista, etujärjestöiltä kuin neuvontaorganisaatioistakin. Internetissäkin on tarjolla laajalla skaalalla erilaisia sopimusmalleja, joiden alkuperästä on toisinaan vaikeaa saada selkoa.
Huomioitava on, että vaikka esimerkiksi IT-alalla käytetään yleensä englantia työ- ja sopimuskielenä, eivät USA:ssa tai Englannissa laaditut sopimusmallit yleensä sovi ilman muokkausta Suomessa käytettäväksi, sillä sopimuksia koskeva lainsäädäntö eroaa merkittävästi suomalaisesta. Kansainvälisissä sopimuksissa onkin keskeistä kiinnittää huomiota myös siihen, minkä maan lainsäädäntöä sopimukseen sovelletaan sekä miten ja missä mahdolliset riidat ratkaistaan.
Mallisopimukseen on tyypillisesti listattu tärkeimmät sopimukseen sisällytettävät asiat. Tällaista muistilistaa voi verrata mallisopimuksen eri kohtien otsikoiden listaan. Valmiiden sopimusehtojen käyttäminen saattaakin aiheuttaa ongelmia. Ne ovat tavanomaisesti tehty standarditilanteisiin, jolloin niissä ei oteta huomioon kunkin yksittäistapauksen erityisongelmia. Yksittäistapauksissa käytettyihin sopimusehtoihin perustuvat mallisopimukset puolestaan saattavat sisältää erityisehtoja, jotka eivät laisinkaan sovellu käytettäväksi muissa yhteyksissä. Valmiiden mallisopimusten käyttö itse laadittujen sopimusten pohjana saattaa näistä syistä johtuen olla monesti jopa vaarallista.
Edes itselle läheisen tahon laatimiin sopimusehtoihin ei ole syytä luottaa sokeasti. Niiden soveltuvuus kulloinkin kyseessä olevaan erityistapaukseen voi olla puutteellinen. Nyrkkisääntö on, että mallisopimus ei vielä sellaisenaan kelpaa allekirjoitettavaksi. Sopimuksentekotilanteeseen liittyy käytännössä aina useita erityisseikkoja, jotka on otettava huomioon.
Hyödyllisimmillään mallisopimukset ovat silloin, kun ne on laadittu yrityksen omiin tarpeisiin huomioiden sen toimintaan ja tavoitteisiin liittyvät yksityiskohdat. Tähän ei varsinkaan pk‐yrityksillä kuitenkaan ole useinkaan varaa. Mallisopimuksen suurin hyöty on, että se tarjoaa lähtökohdan neuvotteluille ja toimii muistilistana siitä, mistä asioista olisi sovittava. Mallisopimuksia ja muistilistoja voi käyttää erityisesti muistin tukena sopimuksessa sovittavia asioita suunniteltaessa ja neuvoteltaessa sekä esimerkkeinä neuvottelun mahdollisesta lopputuloksesta.
