Suomessa julkinen sektori ostaa tavaroita ja palveluilta kilpailluilta markkinoilta kokonaisuudessaan noin 47 miljardilla eurolla vuosittain. Kuntien ja kuntayhtymien osuus tästä on kaksi kolmasosaa ja valtiosektorin osuus yksi kolmasosa. Näillä markkinoilla yrityksen kannattaa olla mukana.

Mikä tahansa yritys voi olla mukana tarjoamassa tavaroita ja palveluja näillä markkinoilla. 

Julkinen hankintamenettely on se menettelytapa, jolla markkinoille pääsee mukaan. Kokonaisuudessaan kyseessä ei kuitenkaan sen kummemmasta normistosta, kuin mikä tahansa kaupankäyntimenettely avoimilla markkinoilla.  

Hallitusohjelmassa on esitetty tavoite lisätä innovatiivisten hankintojen käyttöä ja kehittää sitä kautta palveluja sekä luoda osaltaan kasvua. Innovatiivisella julkisella hankinnalla tarkoitetaan uuden tai merkittävästi parannetun tavaran tai palvelun hankintaa, jolla parannetaan julkisen palvelun tuottavuutta, laatua, kestävyyttä, tai vaikuttavuutta. Käytännössä tämä tarkoittaa kokonaan uudenkaltaisen tuotteen taikka palvelukonseptin luomista. Rakentamisen elinkaarihankkeet, uuden räätälöidyn teknologian tuottaminen, taikka uudenkaltaisten palvelumallien rakentaminen eivät ole olleet itsestäänselvyyksiä aina.

Tarjouspyynnön valmisteluvaihe 

Julkiset hankinnat ovat monivaiheisia prosesseja, joissa yritykset voivat omalta osaltaan vaikuttaa jopa siihen, mitä kilpailutetaan ja miten. Hankinnan valmisteluvaiheessa yrityksellä on mahdollisuus vaikuttaa mm. markkinoimalla ja esittelemällä omia palvelujaan. Vastoin yleistä käsitystä, markkinointi ja etupainotteinen vaikuttaminen ei ole kiellettyä – vaikka tulossa olisi hankintamenettely.  

Myös sisällöllisesti yksinkertaisissa hankinnoissa on yksityisen sektorin osaamisella ja aktiivisuudella merkittävä rooli. Yritykset ovat usein parhaita sanomaan sen, miten tietty palvelutuotanto, urakka taikka tuotteen suunnittelu ja/tai toteutus on järkevin toteuttaa – vaikka kyse olisi yksittäisestä rakennushankkeesta tai vaikkapa tietyn ICT-hankkeen käytännön toteutuksesta. Sen vuoksihan tietty palvelu ulkoistetaankin – yrityskentässä osaaminen on tältä osin paremmalla tasolla.

Tarjouspyyntö

Hankintayksikön julkaistessa tarjouspyynnön julkisessa tarjousportaalissa, on tarjoustaan suunnittelevalla yrityksellä mahdollisuus kommentoida tarjouspyyntöä taikka esittää kysymyksiä hankinta-asiakirjojen johdosta. Tässä vaiheessa asiantuntija-avun käyttäminen myös hankintasopimuksen riskien läpikäynnissä on järkevää, ainakin jos se sisältää tavanomaisesta poikkeavia taikka kysymystä herättäviä ehtoja. Tässä vaiheessa on myös vielä mahdollisuus esittää muutosehdotuksia hankinnan kokonaisuuteen. Julkisen puolen ostaja voi kutsua yksityisen sektorin tarjoajia hankintaneuvotteluihin.

Tarjouspyyntöön vastaaminen

Tarjouspyyntöön vastaaminen herättää usein kysymyksiä tarjoajien keskuudessa, mikä on aivan perusteltuakin. Tässä vaiheessa nimittäin tarjoavan yrityksen liukumavara on kaikkein pienin. Hankintayksiköllä on toimivalta harkita ja määritellä hankkimiensa tavaroiden ja palveluiden vaatimukset. Määrittelyt, standardit, mitat ja laatu ei kuitenkaan saa muodostua syrjiväksi siten, että ne keinotekoisesti jättävät osan potentiaalisesta tarjoajista kokonaan pois pelistä. Tältä osin on runsaasti markkinaoikeuskäytäntöä. Epäselvissä tapauksissa kannattaa kääntyä lakimiehen puoleen.

Omien varaumien taikka sopimusehtojen esittäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Myös hinnat on ilmoitettava vaaditun kaltaisessa yksikössä ja muodossa, jotta tarjoukset olisivat keskenään vertailukelpoisia. Jos hinnat on tarjottu väärin – esimerkiksi on pyydetty tuntihintoja ja tarjotaan urakkahintaa – on hankintayksikön hylättävä tarjous ilman että sen osalta olisi edes harkintavaltaa.

Hankintapäätöksestä valittaminen 

Hankintayksikön antaessa hankintapäätöksen, ei päätöksen oikeellisuus myöskään aina ole itsestäänselvyys. Tällöin keinoina on oikaisupyyntö hankintayksikölle tai valitus markkinaoikeuteen.  

Oikaisupyyntö antaa hankintayksikölle itselleen mahdollisuuden oikaista virheellinen oma päätöksensä. Joskus tämä voi johtaa hankinnan keskeyttämiseen ja aloittamiseen ns. alusta uudelleen. Hankintapäätös on kumottavissa ja muutettavissa myös hankintayksikön omasta aloitteesta. Tällöin kyseessä on uusi hankinta, josta on vastaavasti mahdollisuus tehdä oikaisuvaatimus ja markkinaoikeusvalitus.   

Markkinaoikeusvalituksessa on kyse tuomioistuinprosessista. Menestyvä valitus markkinaoikeuteen voi tuoda tarjoajalle ”uuden mahdollisuuden” kilpailutuksen suhteen. Jos tarjoaja on esimerkiksi suljettu virheellisesti pois tarjouskilpailusta, voi valitus johtaa siihen, että virheellinen poissulkeminen kumotaan ja tarjoaja pääsee takaisin mukaan kilpailutukseen. Markkinaoikeus voi valituksen seurauksena päätyä:

 

1. ) kumoamaan hankintayksikön päätöksen osaksi tai kokonaan; 

2. ) kieltää hankintayksikköä soveltamasta hankintaa koskevassa asiakirjassa olevaa virheellistä kohtaa tai muuten noudattamasta virheellistä menettelyä; 

3. ) velvoittamaan hankintayksikön korjaamaan virheellisen menettelynsä; tai 

4. ) määrätä hankintayksikön maksamaan hyvitysmaksun asianosaiselle, jolla olisi ollut todellinen mahdollisuus voittaa tarjouskilpailu virheettömässä menettelyssä. 

Virheelliseksi kokemansa hankintapäätöksen kanssa kannattaa olla nopea. Valitusaika markkinaoikeuteen, sekä oikaisupyynnön määräaika, on 14 päivää hankintapäätöksen tiedoksisaannista lukien. Määräajat ovat päällekkäiset siten, että vapaamuotoinen oikaisupyyntö hankintayksikölle ei jatka taikka siirrä markkinaoikeuden valituksen määräaikaa. Järkevintä olisi siis käyttää muutoksenhakukeinot yhtä aikaa – jos hankintayksikkö huomaa virheensä ja muuttaa hankintapäätöksen, raukeaa myös markkinaoikeusasia. Jos hankintayksikkö ei itse oikaise päätöstään, jää asia vielä markkinaoikeuteen vireille.  

Avustamme sopimusjärjestelyissä yksityisen ja julkisen sektorin välissä, ml. tarjouspyyntöjen kommentointi, hankinta- ja sopimusneuvotteluissa avustaminen. Mikäli epäilette hankintamenettelyssä tapahtuneen virheen, voimme arvioida hankintaoikaisun tai markkinaoikeusvalituksen menestymismahdollisuudet, ja avustaa mahdollisessa valitusprosessissa.