Mikä on whistleblower -direktiivi?
Vuoden 2021 loppupuolella tuli voimaan niin sanottu whistleblower-direktiivi, eli direktiivi unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta. Kansallisesti direktiivi saatetaan täytäntöön ilmoittajansuojelulailla, joka tulee arvion mukaan voimaan vuoden 2022 keväällä. Direktiiviä on kuitenkin jo tällä hetkellä noudatettava.
Uuden lainsäädännön pääasiallisena tarkoituksena on varmistaa, että henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista toimintaa, voi ilmoittaa asiasta turvallisesti. Tuleva lainsäädäntö antaakin suojaa työnantajan vastatoimille sellaisille työntekijöille, jotka ilmoittavat havaitsemistaan väärinkäytöksistä. Vastatoimia koskevan kiellon rikkomisesta tai ilmoittamisen estämisestä voi seurata yritykselle vahingonkorvausvastuu ja velvollisuus maksaa hyvitystä loukatulle. Sääntely tarjoaa kuitenkin ilmoittajalle suojaa ainoastaan tapauksissa, joissa työyhteisössä on rikottu sääntelyssä erikseen mainittua lainsäädäntöä ja ilmoitus koskee tällaista rikkomista.
Direktiivi velvoittaa yrityksiä tarjoamaan anonyymin ilmoituskanavan. Ilmoituskanavan kautta työntekijän on mahdollista tehdä ilmoituksia havaituista väärinkäytöksistä ja epäeettisestä toiminnasta anonyymisti.
Whistlebolwer-direktiivin henkilöllinen soveltamisala on laaja. Työntekijällä tarkoitetaan yksityisellä ja julkisella sektorilla työskenteleviä ilmoittavia henkilöitä, jotka ovat saaneet väärinkäytöksestä työnsä yhteydessä. Tämä tarkoittaa, että direktiivin tarkoittamina työntekijöinä pidetään muun muassa organisaation työntekijöitä, konsultteja ja tavarantoimittajia, jotka ovat saaneet tiedon väärinkäytöksestä.
Mihin direktiivi yrityksiä velvoittaa?
Whistleblower-järjestelmillä tarkoitetaan teknisiä kanavia ja menettelyitä, joilla väärinkäytöksiä havaitsevat henkilöt voivat tehdä ilmoituksen havainnoistaan ilman pelkoa siitä, että ilmoittaminen johtaisi heille haitallisiin seurauksiin.
Direktiivi velvoittaa siis sekä yksityisellä että julkisella sektorilla toimivia yrityksiä ottamaan käyttöönsä ilmoituskanavan. Velvollisuus ilmoituskanavan käyttöönottamiseen pohjaa siihen, kuinka monta työntekijää yrityksellä on.
Alle 50 henkilöä työllistävät yritykset.
Alle 50 henkilöä työllistävien yritysten ei tarvitse perustaa direktiivin mukaista ilmoituskanavaa. Poikkeuksena ovat kuitenkin rahoitusalan markkinoilla toimivat yritykset, kuten finanssialan ja rahanpesulainsäädännön piiriin kuuluvat yritykset. Tällaisia yrityksiä ovat muun muassa kiinteistönvälittäjät ja tilitoimistot. Näiltä viimeksi mainituilta yrityksiltä direktiivi edellyttää sisäisen ilmoituskanavan käyttöönottoa yrityksen koosta riippumatta.
50-249 henkilöä työllistävät yritykset.
Yksityiset 50-249 henkilöä työllistävät yritykset tulevat lain piiriin vasta kahden vuoden siirtymäajan jälkeen. Näiden yritysten tulee siis perustaa ilmoituskanava viimeistään 17.12.2023 mennessä. Tällöin niitä tulevat koskevaan samat vaatimukset kuin yli 250 henkilöä työllistäviä yritykset.
Yli 250 henkilöä työllistävät yritykset.
Tuleva ilmoittajansuojalaki velvoittaa yli 250 henkilöä työllistäviä yrityksiä sekä valtion virastoja perustamaan sisäisen ilmoituskanavan väärinkäytöstilanteita varten ja järjestämään yrityksen sisäiset prosessit lain edellyttämällä tavalla. Ilmoituskanava edellä mainituissa organisaatioissa on tullut toimeenpanna 17.12.2021 mennessä.
Sääntely asettaa tarkat edellytykset ilmoituskanavalle. Ilmoitusjärjestelmän tulee muun muassa olla kolmiportainen: ilmoitus tehdään ensisijaisesti työnantajalle sisäisen ilmoituskanavan kautta, toissijaisesti ulkoisen ilmoituskanavan kautta toimivaltaiselle viranomaiselle ja viimesijassa tieto voidaan saattaa julkisuuteen. Varsinaisen ilmoituskanavan toimeenpanemisen lisäksi yrityksen on huolehdittava tukitoimien tarjoamisesta ilmoittajalle ja henkilöstöä on koulutettava ilmoituskanavasta ja ilmoitusten käsittelystä. Yrityksen on lisäksi ennen kanavan käyttöönottoa järjestettävä asianmukaiset yhteistoimintamenettelyt ja tehtävä tietosuoja-asetuksen mukainen vaikutuksenarviointi.
Miten yrityksen kannattaa valmistautua ilmoittajansuojalain voimaantuloon?
Sääntely asettaa tarkat vaatimukset ilmoituskanavalle ja ilmoitusten käsittelylle, ja vaatii yrityksiltä sekä teknisiä että hallinnollisia toimenpiteitä. Tästä syystä kanavan valmisteluun ja käyttöönottoon kannattaa varata riittävästi aikaa. Kaikkien yhtiöiden tulisi jo hyvissä ajoin pohtia, miten väärinkäytöstilanteissa toimitaan ja minkälainen ilmoituskanava palvelee parhaimmalla tavalla juuri kyseisen yhtiön työntekijöitä ja muita sidosryhmiä.
Myös niiden organisaatioiden, joiden tulee vasta viimeistään kahden vuoden kuluttua perustaa ilmoituskanava (50-249 työntekijää), kannattaa jo aloittaa kehityskohteiden analyysi. Näin voidaan varmistaa, että ilmoituskanavasta rakentuu yrityksen avointa ja läpinäkyvää toimintakulttuuria vastaava järjestelmä.
Vaikka ilmoituskanava aiheuttaa yritykselle lisätyötä ja kustannuksia, voi siihen suhtautua myös mahdollisuutena. Tavoitteena on se, että mahdolliset väärinkäytökset saataisiin selville ja niihin päästäisiin tarttumaan jo varhaisessa vaiheessa yrityksen sisällä. Lain asettamien vaatimusten täyttämiseksi yrityksellä on myös mahdollisuus hankkia apua ulkopuolisilta toimijoilta.
