Verotarkastus ei ole millekään yritykselle mieluinen tapahtuma. Todennäköistä kuitenkin, että jokainen yritys siihen joutuu jossain vaiheessa toimintaansa. Verotarkastukseen varautumista on, että kirjanpito on oikein tehty ja ajan tasalla samoin myös verottajalle tehdyt ilmoitukset. Tästä huolimatta verottajalla ja verovelvollisella saattaa olla eri käsityksiä joidenkin kulujen kuulumisesta liiketoimintaan, kirjanpidon kirjauskäytännöistä, arvonlisäverotuksen käytännöistä tai hyväksyttävistä matkakuluista jne.
Keskeistä on, että verotarkastuksen yhteydessä annettavat selvitykset ja lausunnot ovat huolellisesti laadittuja ja siten, että verotarkastaja ne myös ymmärtää ja hyväksyisi. Verotarkastukseen jääneet virheet voidaan korjata verotuksen oikaisuprosessissa hallinto-oikeudessa tai mahdollisessa rikosprosessissa, jos verottaja on päätynyt epäilemään veropetosta tai muuta rikosta. Tämä jälkikäteinen korjaaminen, jos se enää on mahdollista, on huomattavan kallista ja siihen menee vuosia. Myös verotarkastuksessa määrätyt verot on yleensä maksettava lyhyen maksuajan kuluessa siitä huolimatta, että verotuksesta valitetaan.
Mikä on verotarkastus?
Verotarkastuksessa selvitetään, onko Verohallinnolle annettu oikeat ja riittävät tiedot siten, että verotus on saatu toimitettua oikein Suomen verolainsäädännön mukaisesti. Tarkastuksessa tehdyt havainnot voivat johtaa verojen määräämiseen. Verotarkastus kohdistuu yrityksen kirjanpitoon ja muuhun kirjalliseen aineistoon, kuten yrityksen sopimuksiin ja kauppakirjoihin. Verotarkastuksessa selvitetään yleensä vastaavatko liiketoiminta ja kirjanpito toisiaan, vastaavatko Verohallinnolle annetut ilmoitukset kirjanpitoa ja onko verolainsäädäntöä noudatettu.
Verotarkastuksen laajuus vaihtelee tilanteesta ja tarpeesta riippuen. Tarkastus voi koskea esimerkiksi tiettyä asiaryhmää, kuten arvonlisäverotusta, yksittäistä verolajia tai useampien eri verolajien laajemman ja samanaikaisen tutkimisen. Verohallinnolla on vuosittain tiettyjä painopistealueita, joiden mukaan verotarkastuksen kohteita valitaan ja verotarkastuksia kohdennetaan. Verotarkastuksia voidaan kohdentaa esimerkiksi tiettyihin toimialoihin tai riskeiksi tunnistettuihin ilmiöihin. Tämän lisäksi osa verotarkastuksista kohdennetaan satunnaisesti.
Verotarkastus voidaan myös tehdä vertailuverotarkastuksena, jolloin Verohallinto kerää pelkästään vertailutietoja tarkastuksen kohteena olevan verovelvollisen liikekumppaneista tai muista toimijoista. Huomattavaa on myös, että esimerkiksi yrityksen asiakkaan tai tavarantoimittajan ollessa epäiltynä arvonlisäverotukseen liittyvästä petoksesta, myös kyseessä olevan yrityksen asiakkaiden ja tavarantoimittajien osalta suoritetaan tarkastus liittyen yhteistyöhön epäillyn yrityksen kanssa.
Verottajan oikeudet ja verovelvollisen velvollisuudet
Verotarkastajilla on verotarkastuksessa laajan tiedonsaantioikeudet. Yrityksen on Verohallinnon kehotuksesta esitettävä Suomessa tarkastettava kirjanpitonsa, muistiinpanonsa samoin kuin kaikki sen elinkeinotoimintaan tai muuhun tulonhankkimistoimintaan liittyvät sopimukset ja asiakirjat sekä muu aineisto ja omaisuus, joka saattaa olla tarpeen verotuksessa. Verovelvollisen on esitettävä tarkastettavaksi myös kaikki muu aineisto ja omaisuus, joka saattaa olla tarpeen verotuksessa.
Verotarkastuksen yhteydessä verottaja voi toimia ja usein toimiikin yhteistyössä muiden eurooppalaisten verotoimistojen kanssa niissä tilanteissa, joissa yhtiöllä on tytäryhtiöitä tai merkittäviä toimintoja ulkomailla. Tiedossani on tapauksia, joissa verotarkastukset on tehty hyvin tiiviissä yhteistyössä Baltian maiden veroviranomaisten kanssa.
Miten verotarkastus etenee?
Verohallinto ottaa etukäteen yhteyttä kohteena olevaan yritykseen. Yhteydenoton tarkoituksena on sopia verotarkastuksen ajankohdasta ja sen ilmoittaminen, mitä ajanjaksoa tarkastus koskee. Samalla yritys saa tietää, mitä kirjanpitoaineistoa ja muuta materiaalia Verohallinto tarvitsee tarkastuksen tekemiseksi. On suositeltavaa, että yritys heti verotarkastuksesta tiedon saatuaan ottaa yhteyttä omaan tilitarkastajaansa ja lakimieheensä.
Verotustarkastus alkaa alkukeskustelulla, jossa yrityksen edustajat esittelevät yrityksen liiketoiminnan ja siinä tapahtuneet merkittävät muutokset. Alkukeskustelussa selvitetään myös muun muassa se, miten yrityksen kirjanpito, taloushallinto ja palkanlaskenta on järjestetty, yrityksen toimipaikkojen sijainnit ja määrät, omistussuhteet ja henkilökunnan määrä. Verohallinto käy alkukeskustelussa myös yritykselle läpi verotarkastuksen tavoitteet ja eri vaiheet. Verotarkastukseen osallistuu aina kaksi verotarkastajaa. Alkukeskustelusta tehdään joskus kirjallinen muistio, jonka verotarkastaja ja yrityksen edustaja allekirjoittavat. Alkukeskustelu on mahdollista käydä myös puhelimitse.
Verotarkastuksen seuraavana vaiheena on aineiston tarkastus, joka nykyään on mahdollista toteuttaa myös sähköisesti. Verohallinnolle voidaan antaa oikeudet yhtiön sähköiseen taloushallintojärjestelmään, jossa se voi sitten suorittaa tarkastusta. Mikäli sähköinen aineiston tarkastus ei onnistu, voidaan tarkastus tehdä myös esimerkiksi Verohallinnon tai yrityksen toimitiloissa. Mahdolliset epäselvät asiat pyritään selvittämään jo tarkastuksen aikana keskustelemalla tai jälkikäteen kirjallisella selvityspyynnöllä. Keskeistä on, että näissä keskusteluissa ja annetuissa selvityksissä on vastattavat asiat jo etukäteen mietittynä. Verotarkastajan saamaa väärää käsitystä on vaikea saada muutettua jälkikäteen. Myöskään yrityksen uskottavuus ei parane sillä, että kiireessä annettuja selityksiä korjataan jälkikäteen annetuilla selvityksillä tai lausunnoilla.
Yrityksen kirjanpito tarkastetaan verottajan aiheelliseksi katsomalla tarkkuudella. Tarkastettava aineisto ei rajaudu vain tositteisiin ja muuhun kirjanpitoaineistoon, vaan yleensä myös urakkasopimukset ja kauppakirjat on tarpeen käydä läpi sekä myös esimerkiksi lainasopimukset ja työsopimukset. Verotarkastuksessa tärkeimpiä selvitettäviä asioita on kirjanpidon luotettavuus. Tällöin verotarkastaja selvittää, vastaavatko ilmoituksen kirjanpitoa ja vastaako kirjanpito todellisia olosuhteita.
Verotarkastus päättyy yrityksessä loppukeskusteluun, joka käydään usein aineistotarkastuksen päätteeksi tai myöhemmin puhelimitse. Loppukeskustelussa verotarkastajat kertovat tehdyt havainnot ja ne asiat, jotka jäävät vielä yrityksen selvitettäväksi. Myös perustelut mahdolliselle arvioverotukselle ja aika-arvio verotarkastuskertomuksen valmistumisesta kerrotaan mahdollisuuksien mukaan jo loppukeskustelussa.
Tämän jälkeen Verohallinto laatii suoritetusta tarkastuksesta verotarkastuskertomuksen, joka on selostus suoritetun tarkastuksen kulusta, havaituista verotukseen vaikuttavista asioista ja niistä johtuvista jatkotoimista. Yrityksellä on mahdollisuus antaa kirjallinen vastine verotarkastuskertomukseen, ja sen antamiseen Verohallinto antaa aikaa yleensä kaksi viikkoa. Tätä määräaikaa voidaan useissa tapauksissa pyynnöstä pidentää.
Aina jos verotarkastuksessa päädytään esittämään lisää veroja maksettavaksi, yrityksen on suositeltavaa antaa vastine verotarkastuksesta. Tässä vaiheessa on vielä mahdollista saada verottaja muuttamaan käsitystään. Viimeistään vastineen laatimisessa on suositeltavaa käyttää myös apuna asiantuntijaa, kuten veroasioihin erikoistunutta lakimiestä tai tilintarkastajaa.
Miten yritys voi valmistautua verotarkastukseen?
Yrityksen valmistautuminen verotarkastukseen käsittää vähintään tarkastettavan aineiston kokoamisen ja toimittamisen verotarkastajille. Aineistoon kuuluvat edellä mainituin tavoin kirjanpitoaineiston lisäksi muun muassa toimitus- ja rahoitussopimukset, alihankintasopimukset, työsopimukset ja tuntilistat. Yrityksen kannattaa myös tarkistaa aineisto, jotta aineisto varmasti käsittää kaiken tarvittavan. Valmistautuminen koostuu siten aineiston läpikäynnistä ja sen asianmukaisuuden varmistamisesta. Mikäli aineiston tarkistamisessa tulee esille jokin selkeä virhe, se on hyvä tuoda esiin verotarkastajille. Tämä lisää yrityksen toiminnan uskottavuutta muutoin verotarkastuksessa.
Yritys voi varautua verotarkastukseen myös etukäteen kokoaikaisesti osana yrityksen normaalia toimintaa siten, että yritys huomioi veroriskejä säännönmukaisesti ja kirjanpitoaineisto pidetään koko ajan niin sanotusti luovutus- ja tarkastuskunnossa.
Verotarkastus eri vaiheineen voi itsessään olla monimutkainen prosessi yrityksen näkökulmasta, joten luotettavan asiantuntijan hyödyntäminen on suositeltavaa ja voi olla jopa välttämätöntä. Mitä aikaisemmassa vaiheessa asiantuntija otetaan mukaan prosessiin, sitä suuremmalla todennäköisyydellä verotarkastuksen lopputulos pystytään ennakoimaan sekä välttämään väärinkäsitykset ja niiden perustella määrättävät verot.
Mitä yritys voi tehdä, jos verotarkastuksen perusteella määrätään lisäveroja tai oikaistaan verotusta yrityksen vahingoksi?
Yritys voi hakea muutosta tehtyyn verotuspäätökseen. Verotuksen oikaisulautakunta toimii ensimmäisenä muutoksenhakuasteena verotuksessa. Tämän jälkeen, jos yritys on edelleen tyytymätön oikaisulautakunnankin päätökseen, voi yritys hakea saattaa asian hallinto-oikeuden ratkaistavaksi ja valittaa edelleen korkeimpaan hallinto-oikeuteen. Tämä prosessi vie vuosia.
Seuraavassa artikkelissa käsitellään sitä tilannetta, jossa verottaja on katsonut yrityksen tai yrittäjän syyllistyneen veropetokseen tai muuhun rikokseen sekä miten tässä tilanteessa kannattaisi toimia.
